Käytätkö tällä hetkellä VMS-järjestelmää vai tehdäänkö yrityksessäsi esimerkiksi asiantuntijatyötä koskevat hankinnat, ilman digitaalista alustaa? Ilman järjestelmää tehtävät hankinnat voivat aiheuttaa monenlaisia ongelmia. Listasimme yleisimmät kompastuskivet ja lisäksi kerromme hankintaprosessin automatisoinnin eduista.
Monet isotkin organisaatiot hoitavat edelleen asiantuntijahankintansa täysin ilman erillistä alustaa huolimatta tähän prosessiin liittyvistä ongelmista ja haasteista. Tällöin yritys ei kykene nopeasti hahmottamaan hankintojensa kokonaisuutta. Puhumattakaan henkilöstön hankintakäytäntöjen yhtenäistämisestä, kun hankitaan asiantuntijatyötä vaikkapa sadalta yksittäiseltä toimittajalta vuodessa. Pitkällä aikavälillä tästä voi olla merkittäviä seurauksia koko yritykselle.
1. Prosessin tehoton hallinta
Asiantuntijapalveluiden hankintaa ei seurata yrityksessä. Hankintaa tehdään satunnaisesti ja vaihtelevin periaattein, kun konsultin tarve projektiin ilmenee. Kustannustehokkaan prosessin luomiseksi on tärkeää olla selkeä hankintastrategia, jonka organisaatio ymmärtää ja jota noudatetaan.
2. Puuttuva läpinäkyvyys ja kokonaiskuva asiantuntijahankinnasta
Kuka, mitä ja milloin. Ilman digitaalista alustaa tehtävässä asiantuntijahankinnassa saatetaan käyttää useita erilaisia tukiohjelmistoja, kuten Exceliä ja Outlookia, niin että mitään varsinaisesti dokumentoidaan yhtenäisesti. Tällöin tiedolla johtaminen jää puuttumaan hankintojen kokonaiskuvan jäädessä puutteelliseksi. Tämä voi johtaa suureen vaihteluun hankinnoissa, kun ei esimerkiksi tiedetä, kuinka paljon rahaa konsultointiin on käytetty vuosittain. Saatetaan poiketa sovituista sopimuskäytännöistä, minkä seurauksena asiantuntija saattaa aloittaa työn ilman sopimusta, mikä voi johtaa myöhempiin ongelmiin.
3. Heikko mahdollisuus kilpailuttaa osaamista
Kun toimittajayritykset eivät ole keskitetysti alustalla, yrityksen on vaikea verrata eri toimittajien tarjouksia ja sopimuksia. Tarjoukset perustuvat usein satunnaiseen arvioon ja ”fiilikseen”, eivätkä dokumentoituun osuvuuteen, hintaan tai laatuun.
4. Turvallisuusriski unohtuu
Ilman alustaa toimiessa voi olla, ettei hankintaprosessissa ole otettu huomioon lakisääteisiä ja johdonmukaisia turvatoimia. Yrityksen hallinnoidessa konsultointihankintoja Excelin ja Outlookin avulla, ei välttämättä tule noudatettua GDPR-asetusta, ja henkilötietoja ei suojata asianmukaisesti
5. Punainen lanka puuttuu
Hankintaprosessin vaiheet eivät ole yhteydessä toisiinsa ja asiantuntija saatetaan hankkia kiire aikataululla. Tämän johtaessa siihen, että hallinnollisista toimista, kuten salassapitosopimuksista, vakuutuksista ja sopimuksista ei huolehdita ajoissa. Näin myöskään koko toimitusketju ole tilaajan hallinnassa.
6. Hallinnointi vie aikaa
Sopimuksen laatimiseksi tarvitaan monia tietoja useista eri lähteistä, jolloin niiden etsimiseen ja yhdistämiseen kuluu paljon aikaa.
7. Markkinatilanne ei hahmotu
Organisaatiolla saattaa olla heikko ymmärrys konsulttimarkkinasta. Helposti valitaan aina samat toimittajat ja näin menetetään mahdollisuus löytää sopivampia asiantuntijoita, joita voi löytyä tutun lähipiirin ulkopuolelta. Mikäli markkinahinnat eivät ole tiedossa, on lisäksi suuri riski joutua maksamaan ylihintaa vakituisista asiantuntijoista.
Verama VMS on tehokas alusta toimittajahallintaan
Paras ratkaisu manuaalisen prosessin seurauksena ilmeneviin ongelmiin ja niiden välttämiseen on ulkopuolisen työvoiman hankinnan automatisointi Vendor Management System (VMS) -järjestelmällä. VMS:n avulla voit hallinnoida keskitetysti ulkoisen työvoiman hankinnan kaikki prosessit, ensimmäisistä asiantuntijaresurssien tiedusteluista toimeksiannon päättämiseen. Järjestelmässä on valmiit, helpot pohjat, jotka täydennetään ja lähetetään yleensä hyväksyttäviksi ja vahvistettaviksi.
Verama VMS tarjoaa asiakkaillemme työkaluja ja dataa, joiden avulla he voivat hallita koko hankintaprosessia toimeksiannoista ja sopimuksista tuntiraportointiin ja maksuihin. Veramaa voidaan käyttää yhdessä Ework Groupin MSP-palvelun kanssa.
Kuinka Verama VMS voisi auttaa teidän yritystänne? Täytä yhteydenottolomake täällä, niin me kerromme lisää!
Voit myös ottaa suoraan yhteyttä myyntiin:
Mika Peltoniemi, Sales Executive
Email: mika.peltoniemi@eworkgroup.com
Puh.: +358 (0) 40 558 1128
