Scrum w projektach IT? Oczywiście! Wykorzystywany przez wiele firm przy różnorakich przedsięwzięciach kojarzy się przede wszystkim z tą branżą. Niemniej jednak jest na tyle uniwersalny, że można z powodzeniem stosować go także w innych dziedzinach. W Ework Group robimy to w rekrutacji! Sprawdźmy, jak to działa!
Znajomość Scruma wśród specjalistów IT to codzienność. Często pytamy kandydatów czy mają doświadczenie w pracy zwinnej oraz jaka jest ich opinia o metodyce Scrum. Od większości słyszymy wiele pozytywów. Dla niektórych fakt, że projekt jest prowadzony w Scumie jest nawet wyznacznikiem atrakcyjności oferty. W związku z tym sami postanowiliśmy przekonać się czy Scrum sprawdzi się także w naszych warunkach.
Zanim przejdziemy do praktyki warto pokrótce przypomnieć teorię.
Scrum - krótko o metodologii
Zgodnie z definicją z Przewodnika Scrum (ang. Scrum Guide): Scrum to ramy (framework) wspierające zespoły w rozwoju złożonych produktów. Scrum składa się z Zespołów Scrumowych i związanych z nimi ról, wydarzeń, artefaktów i reguł. Pracując w tych ramach, jesteśmy w stanie ciągle ulepszać produkt, zespół oraz środowisko, w którym się znajdujemy. Scrum to zwinne (Agile) podejście to tworzenia nowego produktu.
Scrum opiera się na trzech filarach. Jako pierwszy należy wskazać Przejrzystość (Transparency), która pozwala zaobserwować, jak obecnie toczy się projekt. Daje także sposobność do pojawienia się drugiego filaru - Inspekcji (Inspect), czyli przeanalizowania co się dzieje w zespole, produkcie czy firmie. Dzięki temu możemy szybko zlokalizować problemy, ale również wyłapać szanse, które pojawiają się w otoczeniu. Trzecim filarem jest Adaptacja (Adapt) umożliwiająca zmianę planów i dostosowanie procesu czy produktu do rzeczywistości.
Najczęściej metodyka ta jest kojarzona z wytwarzaniem oprogramowania i faktycznie w branży IT ma ona szerokie zastosowanie.
Dlaczego Scrum w procesie rekrutacji?
Odpowiedź na to pytanie jest prosta: chcieliśmy sprawnie realizować nasze cele rekrutacyjne.
Scrum pozwala efektywnie tworzyć złożony produkt w mocno zmiennym środowisku. Przekładając to na nasze słownictwo oznacza to zamykanie określonej liczby procesów rekrutacji (co jest jednocześnie celem zespołu) w bardzo dynamicznych warunkach (zmieniają się wymagania klienta, oczekiwania i dostępność kandydatów itp.). Warto dodać, że w Ework poszukujemy specjalistów dla wielu różnych klientów, których wewnętrzne uwarunkowania bezpośrednio wpływają na sposób naszego działania.
Bardzo istotną kwestią w rekrutacjach IT jest planowanie zadań i ustalenie priorytetów. Jest to o tyle trudne, że praca Sourcing Partnerów (czyli naszych rekruterów) jest zależna i od klientów, i od kandydatów. W konsekwencji interesy wszystkich stron muszą być wzięte pod uwagę przy planowaniu zadań. Scrum umożliwia organizację pracy w krótkie cykle, nazywane sprintami, pozwala weryfikować nowe informacje - co jest zdecydowanie najważniejsze - a w efekcie realizować najpierw te zadania, które potencjalnie mogą przynieść najwyższą wartość.
W zespołach Scrumowych kluczowym założeniem jest to, że są to zespoły samoorganizujące się, co oznacza, że Sourcing Partnerzy sami decydują, w jaki sposób najlepiej wykonać zadania i nie są przy tym kierowani przez osoby spoza zespołu. Biorą odpowiedzialność za swoją pracę i muszą wykazać się w związku z tym dużą produktywnością, zaangażowaniem i elastycznością. Niewątpliwe sprzyja to zwiększeniu motywacji i daje poczucie rzeczywistego wpływu na realizację założonych celów.
Zalety pracy w Scrumie
Wiele z wartości pracy w Scrumie jest zbieżne z wartościami, które są elementami naszej kultury organizacyjnej.
Wskazać tu można choćby fakt, że naszych kandydatów i relacje z nimi cenimy sobie bardziej niż procedury i narzędzia. Działając zgodnie z naszym procesem rekrutacji, staramy się przeprowadzać bezpośrednie rozmowy kwalifikacyjne. Jednak biorąc pod uwagę, że nie zawsze kandydaci mają możliwość pojawić się osobiście, organizujemy spotkania także na mieście, blisko biura czy domu zaproszonej osoby.
Drugą kwestią jest nawyk reagowania na zmiany ponad działanie zgodne planem. Przykładowo, jeśli mamy wstępnie ustalone terminy rozmów za 2 tygodnie, ale kandydat bierze udział w innych procesach, to staramy się, w porozumieniu z klientem, zorganizować spotkanie wcześniej.
Wszystko powyższe wskazywało, że wdrożenie nowej metody pracy powinno przyjść sprawnie i przyjemnie. Pojawiało się jednak kilka aspektów generujących wątpliwości co do tego sposobu działania.
Jakie były obawy?
Pierwszym pytaniem było - jak znaleźć na to czas? Kilka osób, z różnych miejsc ma codziennie zjawiać się na spotkaniach? Przecież wszyscy mają pełne kalendarze i na pewno rozmowa 10 osób nie zajmie założonych 15 minut. Jednak okazało się, że już od kilku miesięcy nasze Daily Scrumy odbywają się regularnie i nie przekraczają 15 minut.
Dodatkowo Scrum zakłada jasne statusy poszczególnych zadań. Jeśli dana funkcjonalność jest stworzona, to znaczy, że naprawdę praca nad nią została ukończona, działa, a klient może z niej korzystać. W przypadku procesów rekrutacji, zaprezentowanie klientowi jednego kandydata nie oznacza zakończenia wcześniejszych etapów takich jak aktywne poszukiwanie i selekcja. Udało nam się wypracować zasady, które są efektywne dla naszego procesu.
W związku z tym, że reguły stosowane w Scrumie są łatwe i przejrzyste powoduje to, że natychmiast uwidaczniają się problemy i dysfunkcje. Scrum nie daje możliwości, aby zrzucić winę na innych czy ukryć jakieś niedociągnięcie. W związku z tym problemy są omawiane na forum i jasno komunikowane, co nie zawsze jest łatwe. W naszym przypadku rezultatem jest lepsza praca zespołowa, wzajemna pomoc i inspiracje.
Ostatnią rzeczą budzącą obawy był fakt, że Scrum wymaga doskonałej i transparentnej komunikacji. Jeśli jedna osoba nie radzi sobie z zadaniami, powoduje to opóźnienie całego zespołu. Można spotkać się z określeniem, że zespół w Scrumie jest jak muszkieterowie: jeden za wszystkich, wszyscy za jednego. Mamy to szczęście, że naszych Sourcing Partnerów cechuje duża otwartość, odwaga, szacunek i nastawienie na współpracę.
Praca w Scrumie wymaga ciągłych usprawnień, ale na podstawie wyników oraz samopoczucia zespołu można stwierdzić, że wdrożenie go pomogło w realizacji naszych celów wpływając przy tym pozytywnie na atmosferę.
