Polityka Prywatności

 

Wprowadzenie

Nadrzędnym celem Ework Group Sp. z o.o. jest zapewnienie poufności danych osobowych naszych Klientów, Dostawców, Konsultantów, Pracowników i Kandydatów do Pracy oraz przejrzystość w ich przetwarzaniu.

Poniżej umieściliśmy informacje, w których opisujemy jak przetwarzamy i chronimy Twoje dane osobowe oraz w jaki sposób można skontaktować się z nami w celu uzyskania dodatkowych szczegółów.

 

Administrator Danych Osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 o ochronie danych osobowych z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, Dz.Urz. UE L 119 z 4.5.2016 r. (dalej jako: RODO) informujemy, że Administratorem Danych Osobowych jest spółka Ework Group Sp. z o.o.strong> (dalej jako Administrator lub ADO), z siedzibą w Polsce, pl Małachowskiego 2, 00-066, Warszawa, zarejestrowana pod nr KRS 0000559036 w Sądzie Rejonowym, XII Wydział Gospodarczy.

 

Informacje o niniejszej Polityce

Niniejsza Polityka opisuje cele, charakter przetwarzania oraz sposób ochrony danych osobowych przez Ework Group Sp. z o.o..

Zasady obejmują zakres wszystkich usług świadczonych przez Administratora. Warunki korzystania z usług Grupy Ework są opisane w Regulaminie każdej usługi (Ogólne Warunki Handlowe).

W przyszłości możemy rozwijać nowe usługi lub oferować dodatkowe usługi. Przekażemy Ci więcej informacji i / lub dodatkowe warunki dotyczące uruchomienia takich usług, co spowoduje istotną zmianę w sposobie gromadzenia i przetwarzania Twoich danych osobowych. O ile nie zaznaczono inaczej przy uruchamianiu takich nowych lub dodatkowych usług, będą one podlegać niniejszej Polityce.

Celem niniejszej Polityki jest:

  • Upewnienie się, że wiesz, jakie dane osobowe zbieramy o Tobie, oraz rozumiesz cele, dla których je zbieramy i przetwarzamy oraz komu je udostępniamy;
  • Wyjaśnienie, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe, które nam udostępniasz;
  • Poinformowanie Cię o przysługujących Ci prawach, jako podmiotu danych, które gromadzimy i przetwarzamy na Twój temat;
  • Poinformowanie Cię o tym, w jaki sposób Twoje dane są przez nas chronione.

Kategorie i Podmioty Danych Osobowych

Poniższa tabela opisuje kategorie danych osobowych, które gromadzimy i przetwarzamy w związku z oferowaniem naszych usług, wraz z podziałem na podmioty danych, tj osoby, których przetwarzane dane dotyczą:

 

Podmioty danych osobowych – osoby, których dane dotyczą

Opis – kategorie danych osobowych

Użytkownik strony internetowej i platformy usługowej Verama

Są to dane osobowe, które podałeś lub które zebraliśmy, abyś mógł zarejestrować się na naszej stronie internetowej lub na portalu Verama, aby korzystać z naszych usług. Informacje obejmują nazwę użytkownika, imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres i kraj. Dane osobowe, o które prosimy, mogą być wymagane do wypełnienia formularza na stronie lub utworzenia konta na platformie Verama.


Klient/Przedstawiciel Klienta

Są to dane osobowe, które podajesz lub które zebraliśmy, aby móc przetwarzać Cię jako przedstawiciela klienta w celu utrzymania relacji biznesowych z Tobą i firmą, którą reprezentujesz. Dane obejmują imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe takie jak: adres e-mail, numer telefonu, zajmowane stanowisko.

Kandydat/Aplikujący o pracę

Są to dane osobowe, które przesyłasz nam w momencie korzystania z naszych platform serwisowych, w tym m.in. portalu Verama, w momencie aplikowania na opublikowaną ofertę pracy na danym stanowisku, lub też w momencie wyrażenia zgody na udział w procesie rekrutacyjnym, zarówno za pomocą zewnętrznych portali rekrutacyjnych, jak również bezpośrednio poprzez kontakt z naszym rekruterem. Zakres danych osobowych zawiera dane takie jak imię, nazwisko, nr telefonu i email, oraz pozostałe dane z aplikacji CV dotyczące dotychczasowego zatrudnienia, edukacji i posiadanych umiejętności.

Konsultant

Są to dane osobowe, które Ty lub Twój przedstawiciel / dostawca przekazujecie lub które zebraliśmy w celu przetworzenia Waszego wniosku o zlecenie dla Ciebie jako konsultanta, dane potrzebne do sporządzenia umowy o współpracę oraz umożliwienie kontaktu w przyszłych zleceniach. Dane te mogą obejmować także wszelkie informacje niezbędne w trakcie trwania Twojego zlecenia oraz umowy i świadczenia przez Ciebie usług pracy u naszych klientów. Mogą one obejmować imię i nazwisko, numer ubezpieczenia społecznego, nr PESEL, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania, datę i miejsce urodzenia, stanowisko, przebieg edukacji, przebieg dotychczasowej kariery zawodowej, informacje o wynagrodzeniu, podatkach i czasie pracy.

Przedstawiciel Dostawcy / innego podmiotu współpracującego

Są to dane osobowe, które podajesz lub które zebraliśmy, aby móc je przetwarzać jako dane przedstawiciela dostawcy lub innego podmiotu współpracującego, w celu utrzymania relacji biznesowych z Tobą i firmą, którą reprezentujesz oraz w celu realizacji podpisanych umów. Dane obejmują imię i nazwisko, służbowy adres e-mail oraz numer telefonu, zajmowane stanowisko.

Pracownik i współpracownik/ Zleceniobiorca

Są to dane osobowe, które podajesz nam w ramach nawiązania z nami stałej współpracy na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o współpracy. Zakres przetwarzanych danych, określany jest przez obowiązujące przepisy, m.in. Kodeks Pracy, oraz zawiera wszelkie inne dane osobowe, na które wyraziłeś dobrowolną zgodę, m.in. w związku z korzystaniem z benefitów socjalnych. Dane obejmują: imię i nazwisko, numer ubezpieczenia społecznego, nr PESEL, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania, datę i miejsce urodzenia, stanowisko, przebieg edukacji, przebieg dotychczasowej kariery zawodowej, informacje o wynagrodzeniu, podatkach i czasie pracy, w tym dane o urlopach, zwolnieniach lekarskich, okresach usprawiedliwionej nieobecności, a także dane niezbędne do uruchomienia usług zewnętrznych dostawców usług socjalnych, medycznych, rekreacyjno-sportowych i innych. Dane mogą zawierać także informacje o członkach rodzin objętych ubezpieczeniem lub ww. benefitami.

Członek rodziny lub osoba towarzysząca / Osoba do kontaktu

Są to dane osobowe, które podałeś bezpośrednio lub pośrednio przez pracownika lub współpracownika Administratora, w związku ze zgłoszeniem Ciebie do programu benefitowego lub też zostały podane do kontaktu w związku z zatrudnieniem ww. pracownika np. na wypadek nagłych wypadków itp.

 


Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Kiedy współpracujesz z Administratorem lub korzystasz z naszych Usług, przetwarzamy Twoje dane osobowe, które zbieramy o Tobie z różnych powodów. W poniższej tabeli opisujemy cele przetwarzania Twoich danych osobowych oraz ich podstawy prawne, na których opieramy się przy przetwarzaniu tych danych. Wymienionym celom oraz podstawom prawnym przetwarzania przyporządkowaliśmy kategorie podmiotów danych, czyli osób, których dane przetwarzamy:

Opis powodów, dla których Ework Group Sp. z o.o. jako Administrator przetwarza Twoje dane osobowe ("cele przetwarzania")

Podstawa prawna         przetwarzania danych osobowych

Kategorie podmiotów danych osobowych, które Ework Group wykorzystuje do wskazanych celów przetwarzania

Aby świadczyć i dostosowywać nasze usługi.

  • Realizacja umów
  • Uzasadniony interes ADO
  • Użytkownik portalu Verama
  • Klient
  • Dostawca / Konsultant

Aby rozumieć, diagnozować i rozwiązywać problemy w naszych systemach związanych z dostarczaniem usług

  • Realizacja umów
  • Uzasadniony interes ADO
  • Użytkownik portalu Verama

 

Aby ulepszać i rozwijać nowe funkcje, technologie i usługi Eworka.

  • Uzasadniony interes ADO
  • Użytkownik portalu Verama
  • Klient
  • Dostawca/Konsultant

Aby realizować proces rekrutacyjny oraz składać Ci oferty pracy/współpracy

  • Zgoda
  • Kandydat

Aby spełniać obowiązki wynikające z przepisów prawa

  • Przestrzeganie zobowiązań prawnych
  • Uzasadniony interes ADO
  • Dostawca/Konsultant
  • Klient
  • Pracownik/Współpracownik

Aby wypełnić zobowiązania umowne do podjęcia odpowiednich środków dotyczących informacji o naruszeniach praw własności intelektualnej i nieodpowiednich treściach.

  • Uzasadniony interes ADO
  • Klient
  • Dostawca/Konsultant

Aby móc dokonywać obrony przed roszczeniami prawnymi

  • Uzasadniony interes ADO
  • Użytkownik portalu Verama
  • Klient
  • Dostawca/Konsultant
  • Kandydat

 

Aby dokonywać analiz i raportów biznesowych

  • Uzasadniony interes ADO
  • Użytkownik portalu Verama
  • Klient
  • Dostawca

 

Aby wykrywać oszustwa i nielegalne korzystanie z usługi.

  • Realizacja umów
  • Przestrzeganie zobowiązań prawnych
  • Uzasadniony interes ADO
  • Użytkownik portalu Verama
  • Klient
  • Dostawca

 

Aby dostarczać Ci, jako Pracodawca lub Strona Umowy, dodatkowe benefity i usługi, na które wyraziłeś zgodę

  • Zgoda
  • Pracownik / Współpracownik / Zleceniobiorca
  • Członek rodziny/Osoba do kontaktu

Aby rozpatrywać wnioski o zlecenie lub sporządzenia umowy

  • Realizacja umów
  • Uzasadniony interes ADO
  • Klient
  • Dostawca/Konsultant

Aby móc traktować Cię jako przedstawiciela klienta lub dostawcy w celu utrzymania relacji biznesowych z Tobą i Twoją firmą

  • Realizacja umów
  • Uzasadniony interes ADO
  • Użytkownik portalu Verama
  • Dostawca/Konsultant

 


Prawo do cofnięcia zgody

W zakresie w jakim Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, możesz, jako podmiot danych, w każdej chwili cofnąć zgodę na przetwarzanie Twoich danych. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

 

Udostępnianie danych osobowych

Skategoryzowaliśmy odbiorców Twoich danych osobowych zebranych lub wygenerowanych podczas korzystania z Usługi. Informacje, które możemy udostępniać:

 

Kategorie odbiorców

Powód udostępniania informacji

Usługodawcy

Korzystamy z usługodawców, którzy wykonują dla nas usługi. Usługodawcy ci mogą potrzebować dostępu do niektórych danych osobowych w celu świadczenia nam usług. Na przykład usługodawcami mogą być firmy, które zapewniają wsparcie obsługi klienta, obsługują infrastrukturę techniczną potrzebną do świadczenia usługi lub pomagają chronić i zabezpieczać nasze systemy i usługi.

Inne firmy z Grupy Ework

W razie potrzeby udostępniamy Twoje dane osobowe innym spółkom z Grupy Ework w celu prowadzenia naszej codziennej działalności oraz utrzymania i świadczenia usług.

Sądownictwo i organy ochrony danych

Udostępniamy Twoje dane osobowe, gdy uznamy to za konieczne do wypełnienia naszych zobowiązań wynikających z obowiązującego prawa lub do udzielenia odpowiedzi w procesie prawnym, takim jak przeszukanie, nakaz sądowy lub wezwanie do sądu. Udostępniamy również Twoje dane osobowe, gdy uznamy to za konieczne w celu ochrony naszego własnego lub strony trzeciej uzasadnionego interesu w zakresie bezpieczeństwa narodowego, egzekwowania prawa, postępowania sądowego, dochodzenia karnego, ochrony bezpieczeństwa osoby lub w celu zapobieżenia śmierci lub bezpośredniemu uszkodzeniu ciała, pod warunkiem, że uważamy, że taki interes nie jest nadrzędny wobec Twoich interesów lub podstawowych praw i wolności, które wymagają ochrony Twoich danych osobowych.

Klienci i podmioty poszukujące kandydatów do współpracy

Udostępniamy Twoje dane osobowe w ramach świadczenia usług dla naszych klientów, którymi są podmioty poszukujące pracowników i współpracowników, zarówno na stałe, jak i w projektach. Twoje dane osobowe są niezbędne w celu zarekomendowania Twojej kandydatury lub podpisania z Tobą umowy. Twoje dane osobowe są niezbędne do przekazania podmiotom, które będą końcowym odbiorcą świadczonej przez Ciebie pracy i usług.

Nabywcy naszej firmy

Udostępniamy Twoje dane osobowe w przypadkach, gdy sprzedajemy lub negocjujemy sprzedaż naszej firmy kupującemu lub potencjalnemu nabywcy. W tej sytuacji Ework Group nadal zapewnia Twoją prywatność i powiadamia Cię, zanim Twoje dane osobowe zostaną przekazane kupującemu lub podlegają innej polityce prywatności.

 


Przechowywanie i usuwanie danych osobowych

Przechowujemy Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne do korzystania z usług Ework, a także do uzasadnionych i niezbędnych celów biznesowych, takich jak utrzymanie świadczenia Usług, przestrzeganie naszych zobowiązań prawnych i rozstrzyganie sporów. W przypadku zobowiązań prawnych przetwarzamy dane przez okres, w którym dopuszczalne jest skierowanie przez nas lub podmiot danych określonych roszczeń, czyli przez określony przez polskie prawo okres przedawnienia lub obowiązkowy okres do przechowywania określonych informacji, np. kadrowych czy podatkowych.

Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody przetwarzamy przez okres, na jaki zgoda została udzielona lub do momentu jej cofnięcia.

Na Twoje żądanie usuwamy lub anonimizujemy Twoje dane osobowe, aby nie identyfikowały Cię już, chyba że jesteśmy prawnie upoważnieni lub zobowiązani do przechowywania niektórych danych osobowych, na przykład w następujących sytuacjach:

  • Jeśli istnieje nierozwiązany problem związany z Twoim kontem, m.in. na portalu Verama, zaległe roszczenie lub w przypadku sporu, zachowamy niezbędne dane osobowe do czasu rozwiązania problemu;
  • Jeśli istnieje prawny obowiązek podatkowy, audytowy i/lub księgowy lub wynikający z przepisów Kodeksu Pracy oraz innych przepisów dotyczący przechowywania danych osobowych, będziemy przechowywać niezbędne dane osobowe przez okres wymagany przez obowiązujące prawo; lub
  • Jeśli jest to konieczne dla naszych uzasadnionych interesów biznesowych, takich jak zapobieganie oszustwom lub utrzymanie bezpieczeństwa naszych użytkowników.

 

Przekazywanie do innych krajów

Administrator może udostępniać Twoje dane osobowe w ramach UE/EOG innym spółkom z Grupy Ework w celu realizacji działań określonych w niniejszej Polityce. Przetwarzanie Twoich danych osobowych może zatem podlegać przepisom o ochronie danych, które różnią się od prawa Twojego kraju.

Więcej informacji na temat środków bezpieczeństwa, które podejmujemy w celu ochrony Twoich danych osobowych, można znaleźć w Sekcji "Jak chronimy Twoje dane osobowe" w niniejszej Polityce.

 

Linki

Nie możemy kontrolować zarządzania i treści ochrony danych stron trzecich. Jeśli klikniesz reklamę lub link strony trzeciej, pamiętaj, że oznacza to, że pozostawiasz kontrolę Ework i że dane osobowe, które podajesz poza usługą, nie są objęte niniejszą Polityką. Przeczytaj politykę prywatności strony trzeciej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób zbierają i przetwarzają Twoje dane osobowe.


Jak chronimy Twoje dane osobowe

Dokładamy wszelkich starań, aby chronić dane osobowe naszych użytkowników. Podejmujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony Twoich danych osobowych. Wdrożyliśmy ramy polityk i procesów, w tym anonimizację i szyfrowanie oraz zasady dostępu i przechowywania w celu ochrony przed nieautoryzowanym dostępem i niepotrzebnym przechowywaniem danych osobowych w naszych systemach.

Twoje hasło chroni Twoje konto użytkownika, dlatego zalecamy używanie silnego hasła, które jest używane wyłącznie dla Twojego konta, nigdy nie udostępniać nikomu swojego hasła, ograniczać dostęp do komputera i przeglądarki oraz wylogowywać się po skorzystaniu z usługi.


Twoje prawa

Unijne rozporządzenie o ochronie danych lub "RODO" daje osobom fizycznym pewne prawa dotyczące ich danych osobowych. W związku z tym oferujemy przejrzystość i kontrolę dostępu, które pomagają użytkownikom korzystać z praw dostępnych na mocy obowiązującego prawa i z ograniczeniami obowiązującymi przez prawo. Prawa osób, których dane dotyczą, obejmują:

  • Prawo dostępu - prawo do uzyskania informacji i żądania dostępu do danych osobowych, które przetwarzamy na Twój temat;
  • Prawo do sprostowania - prawo do żądania poprawienia lub aktualizacji danych osobowych, jeśli są one nieprawidłowe lub niekompletne;
  • Prawo do usunięcia - prawo do żądania usunięcia danych osobowych, w tym również do usunięcia konta na portalu Verama;
  • Prawo do ograniczenia - prawo do zażądania, abyśmy tymczasowo lub na stałe zaprzestali przetwarzania wszystkich lub niektórych danych osobowych;
  • Prawo do sprzeciwu - prawo w dowolnym momencie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych w określonym celu;
  • Prawo do przenoszenia danych - prawo do żądania kopii swoich danych osobowych w formie elektronicznej.

 

Organ Nadzoru

Jeśli nie jesteś zadowolony z przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, mamy nadzieję, że podejmiesz z nami współpracę, abyśmy wspólnie mogli znaleźć rozwiązanie. Możesz również skontaktować się lub złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych („PUODO”) na poniższy adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193, Warszawa 

 

Zmiany w Polityce

Mogą wystąpić zmiany i aktualizacje niniejszej Polityki.

Gdy wprowadzimy istotne zmiany w niniejszej Polityce, w zależności od okoliczności, powiadomimy Cię w odpowiedni sposób, na przykład poprzez jasne informacje w usłudze lub kontaktując się z Tobą za pośrednictwem zarejestrowanego adresu e-mail i / lub powiadomienia.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o niniejszej Polityce i o tym, w jaki sposób Ework Group Sp. Z o.o. przetwarza Twoje dane osobowe, możesz skontaktować się z nami zgodnie z danymi kontaktowymi w sekcji "Jak się z nami skontaktować".


Jak się z nami skontaktować

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej Polityki, możesz skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych, wysyłając wiadomość e-mail do dpo@eworkgroup.com oraz na daneosobowe@eworkgroup.com lub pisząc do nas na następujący adres:


Ework Group Sp. z o.o. 
Pl Małachowskiego 2
00-066, Warszawa

 

Niniejsza Polityka opisuje cele i sposoby ochrony danych osobowych wynikające z poniższych aktów prawnych: 

  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – Dz .Urz. UE L 119 z 4.5.2016; zwane RODO;
  • Wytyczne Grupy Roboczej Art. 29 ds. Ochrony Danych z 4 kwietnia 2017 r. dotyczące oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz ustalenia, czy przetwarzanie „z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko”, do celów rozporządzenia 2016/679; WP 248/17;
  • Wytyczne Grupy Roboczej Art. 29 ds. Ochrony Danych z 13 grudnia 2016 r. dotyczące inspektorów ochrony danych (‘DPO’), WP 243/16, zrewidowane  w dniu 5 kwietnia 2017 r.;
  • Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
  • Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.; dalej jako: Kodeks pracy.