W poprzednim artykule prześledziliśmy różnice pomiędzy zatrudnieniem na umowę o pracę, a świadczeniem usług w oparciu o kontrakt B2B. Ci z Was, dla których druga opcja jawi się jako korzystniejsza, mogą rozważać założenie działalności gospodarczej. W tym tekście skupię się na jednoosobowej działalności gospodarczej i przeprowadzę Was po kolei przez wszystkie kroki związane z założeniem własnej firmy uwzględniając formalności podatkowe i składkowe.
W Polsce mamy do wyboru kilka form działalności. Począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej, poprzez spółki cywilne, osobowe, na kapitałowych kończąc. Zdecydowanie najbardziej popularną jest jednoosobowa działalność gospodarcza – ponad 96% wszystkich firm (dane GUS z 2016 r.). Powodem, dla którego ten rodzaj działalności cieszy się dużym wzięciem jest uproszczona procedura związana z jej założeniem i prowadzeniem. W związku z tym jest ona szczególnie atrakcyjna wśród przedsiębiorców rozpoczynających przygodę z własnym biznesem. Przyjrzyjmy się szczegółom.
Cechy działalności gospodarczej
Zgodnie z definicją ujętą w Ustawie z dnia 06.03.2018 roku prawo przedsiębiorców: Działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Natomiast przedsiębiorcą - w rozumieniu ustawy - jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną.
Kluczowym znaczeniem w identyfikacji jednoosobowej działalności gospodarczej oprócz przytoczonych w Ustawie cech jest wykonywanie jej we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność, a co za tym idzie ponoszenie bezpośredniego ryzyka z nią związanego.
Zostawmy za sobą definicje prawne i przyjrzyjmy się, jak to wygląda w praktyce.
Plusy i minusy jednoosobowej działalności gospodarczej
Podstawową zaletą jednoosobowej działalności gospodarczej jest możliwość decydowania o rozwoju firmy, jej oferty oraz określenia własnego czasu pracy. Z kwestii formalnych niewątpliwym walorem jest natomiast brak konieczności posiadania kapitału na start oraz bezpłatne założenie. Elastyczność w otwieraniu, zawieszaniu i likwidacji działalności gospodarczej to kolejny pozytywny aspekt.
Należy również zwrócić uwagę na możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości. Taki przywilej dotyczy przedsiębiorców do momentu, gdy przychody z działalności nie przekroczą 2 000 000 euro.
Ponadto, nowy przedsiębiorca decydujący się na jednoosobową działalność gospodarczą, może skorzystać z ulg z tytułu składek ZUS (o czym w dalszej części artykułu). Nic dziwnego zatem, że wielu freelancerów, zwłaszcza związanych z branżą IT, decyduje się na taką właśnie formę.
Głównym minusem jednoosobowej działalności gospodarczej jest odpowiedzialność właściciela całym majątkiem za zobowiązania, brak regularności otrzymywanego wynagrodzenia oraz konieczność podstawowej znajomości przepisów związanych z opodatkowaniem.
Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Chcąc założyć jednoosobową działalność gospodarczą, należy wypełnić formularz CEIDG-1, który dostępny jest na stornie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Rejestracja jest bezpłatna i można ją wykonać również przez internet (po spełnieniu wymogu posiadania podpisu kwalifikowanego lub e-PUAP). W tradycyjnej formie wniosek CEIDG-1 należy złożyć do urzędu miasta/gminy/dzielnicy osobiście lub listem poleconym. Kolejną możliwością jest wypełnienie i wysłanie wniosku online, a następnie udanie się do urzędu osobiście, aby złożyć podpis (ewentualnie można wysłać do urzędu notarialne potwierdzenie podpisu). Wypełniając wniosek przedsiębiorca określa m.in. wszystkie swoje dane, dane firmy oraz wskazuje wybraną formę opodatkowania podatkiem dochodowym.
Oprócz funkcji rejestracyjnej, druk ten ma jednocześnie dodatkowe zastosowanie, a mianowicie stanowi:
- wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON,
- zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne do naczelnika urzędu skarbowego NIP,
- oświadczenie o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych,
- zgłoszenie albo zmianę zgłoszenia płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- oświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników.
Na stronie CEIDG można zaleźć instrukcję wypełnienia formularza. Ponadto, Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii udostępnia materiały pomocne przy rejestracji własnej działalności, a także uruchomiło telefoniczną pomoc pod numerem 801 055 088 lub 22 765 67 32.
Zarejestrowanie formularza CEIDG-1 w systemie jest równoznaczne z zarejestrowaniem firmy. Jednakże pozostaje jeszcze kilka formalności w urzędzie skarbowym oraz w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, których należy dopełnić.
W ciągu 7 dni od złożenia wniosku przedsiębiorca otrzyma automatycznie numer REGON i NIP (jeśli jednak wcześniej miał już NIP, to urząd skarbowy przypisze dany numer do wpisu w CEIDG). Po nadaniu numery będą widoczne na stronie CEIDG.
Wybór formy opodatkowania
Podczas wypełniania wniosku CEIDG-1 należy zdecydować się na konkretną formę opodatkowania.
Przedsiębiorca może wybrać następujące opcje:
- zasady ogólne - skala podatkowa 18 i 32% (po przekroczeniu kwoty 85 528 zł w 2019 roku),
- podatek liniowy - podatek 19%,
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
-
karta podatkowa.
Którą formę wybrać? Wszystko zależy m.in. od rodzaju działalności (niektóre formy opodatkowania można stosować tylko przy określonych rodzajach działalności), kosztów jakie przedsiębiorca będzie ponosił w trakcie prowadzenia działalności, wielkości przychodów czy chęci skorzystania z ulg.
Opodatkowanie na zasadach ogólnych polega na opodatkowaniu dochodu, czyli różnicy pomiędzy osiągniętymi przychodami, a kosztami uzyskania przychodu. W przypadku zasad ogólnych obowiązkowe jest także prowadzenie ewidencji księgowych: księgi rachunkowych lub księgi przychodów i rozchodów.
Podatek liniowy, podobnie jak w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych, opodatkowaniu podlega różnica pomiędzy przychodami i poniesionymi kosztami. Jednak w tym wypadku wartość podatku wynosi 19% i jest stała.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma, w której jednoosobowa działalność gospodarcza opodatkowana jest jedynie od przychodu, którego nie można pomniejszyć o poniesione koszty uzyskania przychodu. Wybierając tę opcję, podatnik decyduje się na jedną z pięciu zasadniczych stawek: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12,5%, 17% i 20%. Stawka, jaką wybierze przedsiębiorca, zależy od rodzaju wykonywanej działalności.
Karta podatkowa charakteryzuję się sposobem określenia wysokości opodatkowania. Wysokość stawek karty podatkowej jest ustalana indywidualnie z naczelnikiem urzędu skarbowego i zależy od wielu czynników, między innymi od: liczby mieszkańców miejscowości, gdzie zarejestrowano działalność gospodarczą i rodzaju usług wykonywanych przez przedsiębiorcę. Kartę podatkową wybiera się przede wszystkim ze względu na to, jakiego rodzaju działalność otwieramy. Listę działalności, które mogą skorzystać z karty podatkowej można znaleźć w art. 23 ust. 1 Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.
Dodatkowo przedsiębiorcy, którzy planują rozliczanie VAT-u w chwili zarejestrowania działalności muszą udać się do właściwego urzędu skarbowego, gdzie dokonuje się rejestracji jako płatnik podatku VAT. W tym celu konieczne będzie wypełnienie i złożenie specjalnego formularza VAT-R.
Wybór formy oskładkowania
Wybór formy oskładkowania w ZUS następuje już w momencie składania wniosku do CEIDG, gdy przyszły przedsiębiorca załącza druki ZUS ZUA lub ZUS ZZA, wtedy nie musi dopełniać formalności bezpośrednio w ZUS. Jednakże w sytuacji, gdy formularz do ZUS nie zostanie złożony wraz z dokumentem do CEIDG, wspomniany druk zgłoszeniowy do ZUS należy uzupełnić w terminie do siedmiu dni od założenia firmy.
Druki zgłoszeniowe typu:
- ZUS ZUA składają przedsiębiorcy, którzy opłacać będą zarówno składki społeczne, jak i zdrowotne,
- ZUS ZZA muszą doręczyć osoby, które będą opłacały jedynie składki na ubezpieczenie zdrowotne, a z płacenia składek na ZUS są zwolnione, gdyż np. zatrudnione są na etacie i robi to ich pracodawca.
Formalności tych można dopełnić drogą elektroniczną w e-inspektoracie ZUS. Żeby to zrobić, trzeba posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Można także pobrać wniosek, wypełnić go odręcznie i złożyć w jednostce ZUS lub przesłać listem poleconym.
Aktualne uregulowania prawne umożliwiają preferencje dla przedsiębiorców tj. obniżone składki ZUS, „ulga na start”, czy „mały ZUS”.
„Ulga na start” - dzięki uldze przedsiębiorca nie musi płacić składek ZUS na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) przez 6 miesięcy od rozpoczęcia wykonywania działalności. Natomiast opłacie podlega składka na ubezpieczenie zdrowotne. Ulga dotyczy przedsiębiorców rejestrujących się po raz pierwszy albo tych, którym minęło 5 lat od zamknięcia swojej poprzedniej działalności.
Obniżone składki ZUS – w okresie 24 miesięcy kalendarzowych istnieje możliwość opłacania obniżonych składek na ubezpieczenia społeczne. To kolejna, obok ulgi na start, ulga dla nowych przedsiębiorców, przy czym można z niej skorzystać po uprzednim wykorzystaniu „ulgi na start”.
„Mały ZUS” - od 2019 roku przedsiębiorcy, którzy osiągają niewielkie przychody mogą skorzystać z tzw. "małego ZUS-u". Dotyczy to przedsiębiorców, którzy w ubiegłym roku osiągnęli przychód z tytułu prowadzenia działalności do wysokości 30-krotności minimalnego wynagrodzenia w roku poprzednim. Przedsiębiorca, którego przychód nie przekroczy powyższego limitu, będzie musiał samodzielnie określić wysokość składek przekazywanych do ZUS. Okres opłacania składek od przychodu wynosi maksymalnie 3 lata, przy czym składka zdrowotna nie ulega obniżeniu i należy ją opłacać w pełnej wysokości.
Jednoosobowa działalność gospodarcza dla freelancera w branży IT - przykład
Nie jest to wcale tak skomplikowanie, na jakie wygląda. Jeśli już podejmiemy decyzję o rodzaju prowadzonej działalności, formie opodatkowania i oskładkowania, formalności możemy załatwić w ciągu jednego dnia wypełniając formularz CEIDG.
Prześledźmy to na przykładzie. Przyjmijmy, że jesteśmy programistą, który zakłada jednoosobową działalność gospodarczą.
Poniżej, krok po kroku, jak powinniśmy postępować, aby wszystkie formalności zostały spełnione:
- Określamy zakres działalności, tj. wybieramy kod PKD. W naszym przypadku będzie to: 62.01 - Działalność związana z oprogramowaniem - jako główna forma działalności. Oczywiście, możemy wpisać kilka kodów w zależności od rodzaju planowanej działalności. Szczegółowe informacje na temat czym jest Polska Kwalifikacja Działalności (PKD) można zanleźć tutaj.
- Następnie określamy formę opodatkowania - w zależności od przewidywanych dochodów. Zakładamy, że jako programista osiagniemy dochód wyższy niż 85 528 zł rocznie, dlatego racjonalnym rozwiązaniem będzie 19% podatek liniowy płacony w jednej wysokości niezależnie od osiąganych przychodów. Należy natomiast pamiętać o ograniczeniach tej formy czyli niemożności skorzystania ze wspólnego rozliczania z małżonkiem oraz z ulgi na dzieci. Mamy jednocześnie świadomość konieczności rozliczania się jako płatnik VAT, jeżeli tego będzie wymagał kontrakt z klientem lub gdy wartość sprzedaży przekroczy w danym roku kwotę 200 000 zł. W związku z tym warto przy sładaniu wniosku złożyć deklarację VAT-R. Możemy tego dokonać jednocześnie ze złożeniem formularza do CEIDG. W deklaracji VAT-R przedsiebiorcy rozpoczynający działalność zgłaszają rejestrację do właściwego urzędu skarbowego określajac zakres danych zakładanej firmy. W części C.1. deklaracji określamy informacje o korzystaniu lub braku możliwości korzystania ze zwolnienia od podatku za sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Rozliczamy się na podstawie metody standardowej (memoriałowej) z rozliczeniem miesiączym do 25 każdego miesiąca po miesiącu rozliczeniowym.
- Kolejnym krokiem jest przygotowanie druku ZUA tj. ubezpieczonego odprowadzającego składki ubezpieczeniowe i składkę zdrowotną. Ponieważ nasz przykładowy przedsięborca uprawniony jest do skorzystania z ulgi czyli obniżonych składek ZUS, to zaznaczy na druku kod tytułu ubezpieczenia - 057000. Druk może złożyć wraz z formularzem CEIDG.
- Mając już określony rodzaj działalności oraz opanowane kwestie związane z opodatkowaniem oraz oskładkowaniem możemy wypełnić formularz CEIDG-1, który jest dość intuicyjny i przedsawia się następująco:
Instrukcję wypełnienia znajdziecie tutaj.
W ciągu kilku dni otrzymamy informacje o nadaniu nr NIP i REGON, a nasze dane zostaną zarejestrowane w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej. Informację o podmiotach zarejestrowanych można odnaleźć pod tym linkiem.
Gratulacje, działalność założona! Ale co potem? Z jakimi obowiązkami musimy, jako freelancerzy, liczyć się co miesiąc? O jakich formalnościach pamiętać? Jak szukać nowych zleceń? O tym w następnym artykule!
