Idea wykorzystania Scruma w dziale rekrutacji jest wciąż relatywnie nowa, aczkolwiek zyskuje na popularności. Wprowadzenie tej metodologii do naszego zespołu mocno przeorganizowało sposób pracy oraz wpłynęło na jej rezultaty. Jak to wygląda na co dzień w Ework Group i co dokładnie zyskaliśmy?
Lepsza organizacja pracy
Jest pierwszym i zdecydowanie najbardziej widocznym efektem wdrożenia Scruma w dziale rekrutacji. W moim zespole, Daily rozpoczynamy o 10:00 - do tej pory każdy musi mieć uporządkowany plan dnia, przewidziane zadania i realny czas ich realizacji. W konsekwencji, panuje porządek i każdy wie, co ma robić.
Szczególnie ważna jest także priorytetyzacja. Pracujemy nad poszczególnymi projektami, dzięki temu wszyscy możemy zidentyfikować ich obłożenie. Nie ma więc miejsca na niepotrzebne zadania czy dodatkowe zapytania, które na dany moment nie są aż tak istotne i mogą być zrealizowane w kolejnym Sprincie.
Warto podkreślić, że dla zespołu najważniejsze projekty to nie tylko te kluczowe z punktu widzenia klienta. Równie istotne są te atrakcyjne dla kandydatów (z powodu wielu czynników np. wysokie stawki, popularne technologie, dobrą lokalizację, szybki feedback czy sprawny proces rekrutacyjny).
Monitorowanie postępów
To kolejny pozytywny rezultat pracy w Scrumie. Dzięki temu, że każdy z nas ma ułożony plan pracy oraz wstępnie estymuje czas realizacji poszczególnych zadań – mamy poczucie kontroli. Daje nam to również możliwość obserwowania progresu innych członków zespołu oraz ich najlepszych praktyk, które stosują, aby ułatwić sobie pracę. W ten sposób widzimy jak na dłoni, jaki jest status poszczególnych zadań i ich podział. Taka identyfikacja aktualnego obłożenia pomaga przy rozwiązywaniu potencjalnych problemów. Mamy szansę na wymianę projektów pomiędzy osobami je prowadzącymi lub zgłoszenie chęci do realizacji nowego zadania.
Oczywiście, każdy dobrze zaimplementowany Scrum ma być przejrzysty. Na początku mieliśmy małe problemy z nazewnictwem poszczególnych etapów, traciliśmy zbyt wiele czasu na wypisywanie naszych zadań, musieliśmy często przenosić tablicę z miejsca na miejsce i osoby z zewnątrz nie potrafiły za dużo wywnioskować z naszych postępów.
Teraz mamy dużą stacjonarną tablicę, salkę dedykowaną głównie pod nasze spotkania, spersonalizowane kolorystycznie karteczki, piszemy hasłowo i krótko oraz sprawnie mieścimy się w ustalonych 15-minutach Daily. W efekcie każdy bliżej lub dalej z nami współpracujący, wie czym dokładnie się zajmujemy w danym czasie i może zweryfikować to względem swoich założeń bez zbędnego dopytywania, estymować sprintowy/ kwartalny wynik lub spojrzeć ogółem na liczby.
Wyciąganie wniosków
Poza standardowym Daily spotykamy się również na retrospekcje, które przewidziane są na minimum półtorej godziny i odbywają się oczywiście po każdym Sprincie. Jest to sposób na weryfikację postępów uzyskanych w dłuższym okresie i umożliwia wyciąganie wniosków.
Podczas retrospekcji każdy z nas ma czas, by szerzej wypowiedzieć się o swoich działaniach w mijającym cyklu. Mówimy nie tylko o wynikach i napotkanych problemach, ale bierzemy też pod uwagę stracone szanse. Uczymy się na błędach swoich oraz każdej (wewnętrznej czy zewnętrznej) osoby zaangażowanej w dany proces rekrutacyjny. Dyskusja nad różnymi przypadkami pomaga nam w wyborze nowej strategii na kolejny Sprint.
Mimo że dobre wyniki dają nam najwięcej satysfakcji, to skupiamy się też na wewnętrznej komunikacji i mówimy wprost o problemach. Dzięki temu, nie raz udało nam się polepszyć współpracę między nami i z osobami spoza zespołu. To w znacznym stopniu ułatwia pracę i pozytywnie wpływa na relacje. Czujemy się wtedy prawdziwą drużyną.
Większa elastyczność
Dzięki powyższym ceremoniom uzyskujemy częstą i szybką informacje zwrotną. Możemy natychmiast reagować na nieplanowane zmiany na rynku lub oczekiwania klientów. Jeśli pracujemy nad danym projektem już dłuższy czas, możemy przedstawić napotkane problemy, zastanowić się czy czynniki, które je powodują są zależne od nas i czy mamy możliwość ich przezwyciężenia. Wtedy wspólnie decydujemy, czy jest sens kontynuować to zadanie lub zmienić podejście, np. przekazać je innemu rekruterowi.
Inicjuje to też dialog z klientami, którym przekazujemy aktualny status poszczególnych procesów rekrutacyjnych, dzięki czemu wspólnie dyskutujemy i proponujemy rozwiązania. Jeśli klientowi zależy na tych wiadomościach, chce znaleźć odpowiednich kandydatów i jest otwarty na taką rozmowę, wtedy często dochodzimy do kompromisu i powracamy do wykonania danego projektu już na zmienionych warunkach. Pozwala nam to działać jak prawdziwi partnerzy biznesowi, którzy chcą wzajemnie sobie pomóc.
Oczywiście jest to idealny scenariusz, który często udaje się wdrożyć, ale są też sytuacje zewnętrzne pozostające poza naszą kontrolą. I znowu w grę wchodzi dobra komunikacja oraz zdolności negocjacji, dbając o interesy obu stron: klientów i kandydatów. Scrum ułatwia nam takie działanie, bo omawiamy wszystkie przypadki na retrospekcjach, dzięki czemu jesteśmy bardziej przyzwyczajeni do tego typu zmian i możemy elastycznie reagować.
Zwiększone morale
Zespół rekrutacyjny w Ework Group to 10 osób pracujących w 3 lokalizacjach (Warszawa, Wrocław, Gdynia). Oznacza to, że nie jesteśmy w stanie pojawiać się osobiście na każdej ceremonii i posługujemy się urządzeniami, by być razem w tym samym miejscu i czasie.
Nasz zespół Scrumowy, tak jak każdy, to zespół bez lidera. Mimo że każdy z nas jest indywidualistą, to dzielimy te same wartości: otwartość, pomoc, wsparcie, i zorientowanie na wspólny cel. Czujemy, że jesteśmy odpowiedzialni za wynik całego zespołu. Motywuje nas to i poprawia wydajność.
Co ciekawe, od niedawna praktykujemy wewnętrzne głosowania i wybieramy anonimowo „Króla / Królową Sprintu”, uzasadniając Scrum Masterowi swoje nominacje. Kierujemy się nie tylko argumentami stricte zawodowymi i odnoszącymi się do wyniku pracy w tym cyklu, ale przede wszystkim dotyczącymi udzielanego wsparcia, empatii, chęci wymiany projektami czy po prostu wyróżnianiu się optymizmem i dobrym humorem, a w ten sposób poprawianiu samopoczucia całej drużyny. Dzięki temu, każdy z nas czuje się doceniony, co pobudza naszą innowacyjność oraz daje sposobność do wykorzystania w pełni potencjału i zaangażowania w dalszą pracę.
Co wpływa na efekty?
Moim zdaniem jest to niewątpliwie rola Scrum Mastera. Nasz Scrum Master – zgodnie z założeniem metodologii – gwarantuje dostosowanie się zespołu do teorii Scruma (co wiązało się początkowo ze spotkaniami na temat idei Scruma i wprowadzenia tej metodyki w naszym zespole rekrutacji IT) oraz oczywiście jego praktyk (wydarzenia, role oraz artefakty). Poza tym, ta osoba identyfikuje potrzeby otoczenia (zespołu, klienta, kandydata oraz całej organizacji).
Mówi się, że prawdziwy Scrum Master to „Servant Leader”. To znaczy, że ta rola wiążę się przede wszystkim z okazywaniem wsparcia. W naszym przypadku tak rzeczywiście jest. Nasz Scrum Master wykazuje się empatią i pomocą. Słucha każdego członka zespołu i jest otwarty na nasze rozwiązania, co do realizacji projektów. Rozumie nasze problemy i obiektywnie patrzy na sytuacje. Dodatkowo zna naszą pracę od podszewki i stara się znaleźć balans pomiędzy wewnętrznym zespołem rekrutacji i klientami.
W zespołach developerskich Scrum Masterzy z reguły wywodzą się z osób technicznych lub blisce powiązanych z obszarem IT. Podobnie u nas – taka osoba musi mieć doświadczenie w rekrutacji IT połączone z nastawieniem na klienta i kandydata. Tylko w ten sposób dwie strony będą potrafiły się zrozumieć i żadna nie będzie faworyzowana. Tylko tak zespół będzie miał zaufanie do swojego Scrum Mastera. Z naszego doświadczenia taka kombinacja jest idealna, by każdy z nas czuł się szanowany, mógł usprawnić procesy, ale przede wszystkim - by mógł w pełni zorientować się na zespół i wspólny cel.
Wprowadzenie Scruma było dla nas czymś zupełnie innowacyjnym. Mieliśmy spore obawy i początki były trudne. Baliśmy się, że zdezorganizuje nam to plan pracy. Po krótkim czasie okazało jednak się, że nie potrafimy wyobrazić sobie poranka bez Daily. Szczerze polecam stosować tę metodologię w obszarze rekrutacji IT, bo przynosi to wiele pozytywnych rezultatów indywidualnie, zespołowo jak i w ramach całej organizacji.
Czytelników zainteresowanych tym, co skłoniło nas do wdrożenia Scruma w dziale rekrutacji, zaletach tego rozwiązania, ale też obawach kieruję do artykułu Agnieszki Wysockiej, Recruitment Manager w Ework Group w Polsce.
