Administration kan vara en av de absolut minst uppskattade arbetsuppgifterna – något många verkligen hatar med en brinnande passion. Men det är också något som måste göras, och som måste göras rätt. Som tur är går det att göra administrationsarbetet mer hanterbart. Här har vi samlat våra fem bästa tips!
1. Avsätt tid
Sätt undan lite tid varje dag för att jobba med det administrativa och vi lovar dig att det kommer kännas mycket mer hanterbart. Dels slipper du att högarna byggs på – och att något faller mellan stolarna – men framförallt slipper du sitta med det så länge åt gången. Det är mycket bättre att jobba lite varje dag än en längre stund en gång i veckan eller – ännu mer masochistiskt – i månaden.
När under dagen du sätter dig handlar om preferens. Somliga gillar att ta tag i det direkt på morgonen så att de har det avklarat, och får en överblick över dagen. Andra föredrar att ha det som det sista de gör, en någorlunda ”hjärndöd” aktivitet att avsluta dagen med. Prova lite olika tider och se vilken som passar dig bäst. Men gör det varje dag!
2. Använd Excel
De flesta kan nog hålla med om att Excel är ett av de mest användbara och kraftfulla verktyg som finns. Och det är ingen skillnad här – när det kommer till det administrativa så kan Excel spara enormt mycket tid genom att enkelt ge en överblick, sammanställa data, sortera, etc.
Många blir avskräckta från Excel just för att det är ett så avancerat program, men det behöver du inte vara. Det räcker egentligen med bara ett par basfunktioner för att revolutionera ditt arbete.
Investera lite tid i att lära dig Excel och vi lovar att du kommer tjäna tillbaka det väldigt fort. Om du föredrar visuell guidning så är Youtube fyllt av genomgångar och lektioner. Två bra kanaler att kolla är ExcelIsFun och MrExcel – tillsammans har de över 5000 lektioner!
3. Reuse. Repurpose. Recycle.
Försökt att återanvända så mycket gammalt material det bara går. Att ha ett gäng bra mallar underlättar verkligen – så se till att skapa ett par som funkar för de olika situationerna du möter. Och när du skriver något nytt som det finns en risk du kommer behöva skriva igen, spara det så slipper du skriva om nästa gång.
Samma sak gäller om du mailar någon men redan skrivit ett liknande e-mail tidigare – kopiera in det och ändra bara vad som behövs. Om du sen märker att du skriver en viss typ av mail hela tiden, använd en ”template-plugin” (exempelvis Gorgias för Gmail). Då kan du halvautomatisera processen vilket gör det smidigare, mindre irriterande och snabbare.
Du kan också skapa en checklista och tydliga rutiner för ditt administrativa arbete. Då har du enkelt koll på att inte ha missat något.
4. Stimulera andra sinnen samtidigt
Om du gör något som inte kräver så mycket mentalt fokus, sätt på en podd eller liknande. Utnyttja tillfället så mycket det går. Försök se det avslappnande i det monotona. Då kan du omvandla det tråkiga till något du – i en perfekt värld – istället kan se fram emot.
5. Dubbelkolla
Administration är det område med absolut mest slarvfel. Logiskt sett eftersom många tycker det är rätt tråkigt. Se därför till att dubbelkolla vad du gjort – speciellt om du kollat på tv samtidigt...
Men, och detta kommer vara lite kontroversiellt, ibland är det faktiskt inte helt och hållet värt det. Räkna på hur farligt ett fel hade varit, och hur sannolikt det är att du gjort något, jämfört med tiden det skulle ta att dubbelkolla allt.
När det kommer till monotona och allmänt oengagerande arbetsuppgifter så är det superviktigt att hitta vägar att göra det så smidigt som möjligt. Nu har du fem tips som vi på Ework använder oss av – glöm inte att testa runt och se vilka ”genvägar” du själv kan hitta. Men kom ihåg att de administrativa uppgifterna finns av en anledning – respektera dem. Och ge inte upp!
