Du vet att ett VMS-system är det naturliga nästa steget att ta för att skapa en bättre hantering av konsultinköp i din verksamhet. Men vad är egentligen de viktigaste bitarna i ett VMS – och hur ska du veta vilket system som är att föredra? Här är fyra saker att tänka på inför ditt val.
1. Användarvänligheten
Alla VMS-system har de grundläggande tre funktionerna som hanterar förfrågningar, kontrakt och tidrapporter. Lösningarna skiljer sig inte märkvärdigt åt på dessa plan förutom hur dessa moduler är presenterade. Vad som däremot är viktigt att ta hänsyn till är alltså inte vilka funktioner som är inkluderade, utan hur det faktiskt fungerar att använda dem.
De flesta som använder ett VMS gör det mycket sällan – kanske bara ett par enstaka gånger om året. Därför bör systemet vara enkelt att förstå, intuitivt att arbeta i och ha ett tydligt och användarvänligt gränssnitt. Ett riktigt bra VMS ska funka lika bra i mobilen som i datorn, för att göra det enkelt att hantera processer på språng, utan att behöva sätta sig in i systemet från början. Varje gång du behöver göra något kommer en notis direkt i mobilappen, som tillåter personen ifråga att godkänna aktuellt behov med en knapptryckning. Säkerställ att ditt tilltänkta VMS-system är användarvänligt, och be leverantören om en demo för att visa hur det fungerar i praktiken.
2. Säkerheten
En annan viktig aspekt i ditt VMS är säkerheten. Här finns det många frågor att få besvarade innan du kan avgöra om systemet lever upp till den säkerhetsstandard ditt företag har och kräver. Frågor som: Hur är systemet uppbyggt? Är leverantören ISO-certifierad?
Informationen som finns i ett VMS-system är en guldgruva – både för ditt företag, men också för eventuella obehöriga. De personliga uppgifter som ni lagrar om konsulterna i fråga är information som i allra högsta grad behöver hanteras enligt gällande lagar och regelverk. Se därför till att kontrollera med avdelningarna för IT och legal vad ert företag faktiskt har för krav och lyder under för regelverk – och var noga med att ställa dessa frågor till tilltänkta leverantörer. På det sättet får ni tydliga svar kring hur leverantören ser på säkerhetsaspekten och vilka actions man tar kring detta för att säkerställa att detta upprätthålls.
3. Implementation och support
Att köpa in ett VMS-system för att hantera konsulter på ett automatiserat sätt är ett stort steg för företaget – och inte någonting som görs på en kafferast. Det är ett förändringsprojekt som kommer kräva en viss insats av dig och flera kollegor i företaget vilket man måste ha respekt för, så det är viktigt att ta saker i rätt steg. Plocka de lågt hängande frukterna först! Börja exempelvis med att standardisera er inköpsprocess inom en affärsenhet, innan ni bestämmer er för att exempelvis integrera VMS:et med andra system. Det tar i snitt tolv veckor att implementera ett VMS och det är mycket som påverkar hur processen löper under denna tid. Se därför till att det finns en implementationsorganisation som följer med hela vägen, och att en eventuell deadline hålls. Det är inte ovanligt att saker blir försenade under tiden, vilket lätt påverkar hela kedjan.
Förutom att din VMS-leverantör bör ha en tydlig plan för implementeringen är det viktigt att se över hur du kommer att få support över tid för att faktiskt lyckas använda systemet. Titta på implementationsmodellen och undersök vilket stöd ni har för att utveckla processen och börja arbeta i systemet rent praktiskt. Även senare kommer du snabbt att upptäcka saker som kanske behöver förändras eller läggas till – och då är det viktigt att ha en leverantör som kan agera snabbt på detta. Med kontinuerliga uppföljningar får du dessutom ett löpande stöd som ofta är ovärderligt för att kunna börja arbeta på ett helt nytt sätt.
4. Drift och underhåll
En smidig och strukturerad implementation är en nödvändighet för att systemet ska sättas upp på rätt sätt i organisationen – men en av de kanske viktigaste sakerna därefter handlar om att drifta och underhålla systemet när ni börjar arbeta i det. Detta går att göra på olika sätt, varför det är viktigt att reda ut med leverantören vad de kan erbjuda, och i vilken utsträckning. En del företag väljer att tillsätta intern personal (i regel operativa inköpare) som driftar och utvärderar systemet och ser till att processerna efterlevs som de ska och som stöttar organisationen i deras konsultinköp. En stor andel väljer dock att anlita en extern MSP till sin hjälp. MSP är en generell förkortning för Managed Service Provider och är i grunden ett outsourcat operativt inköp som syftar till att stötta er i processerna kring konsultinköp och som bland annat ser till att realisera de uppsatta KPI:erna för att driva konsultstrategin framåt.
Att bara köpa in ett VMS-system kommer inte leda någon vart, utan det är viktigt att jobba med förändringen hela tiden och agera på den data som presenteras i enlighet med den uppsatta konsultstrategin. Genom att ha en MSP får du någon som ansvarar för att sätta upp nya processer, utvärderar och förhandlar konsultpriser, ser till att konsulterna godkänns, och säkerställer att systemet används som det ska. En MSP kan vara allt från en enda person till ett helt team – där olika personer ansvarar för olika delar i ditt VMS, såsom fakturahanteringen, urval och leverantörsutvärderingar eller inköpsprocessen. Ditt företag har ett unikt behov som behöver tillgodoses – och med en MSP får du exakt det stöd som krävs för att driva igenom er konsultinköpsstrategi.
På Ework kan vi bistå med ett VMS-system åt dig och givetvis även agera MSP och hjälpa dig med allt eller enstaka delar av ditt behov. Hör av dig till oss om du vill ha mer information om hur ett VMS-system skulle kunna gynna er!
