Ett Vendor Management System (VMS) är ett helhetssystem som digitaliserar och samordnar konsultinköpsprocessen – från förfrågningsunderlag till tidrapportering, till att konsulten offboardas. I ett VMS samlar du alla era interna processer kring konsultinköp och automatiserar stora delar av flödet för att effektivisera hela arbetet och minimera fel längs vägen.
Att sköta konsultinköp manuellt
Många stora organisationer hanterar fortfarande sina konsultinköp helt manuellt – trots att processen ofta är komplex, svår att få överblick över och i det närmaste helt omöjlig att följa upp och utvärdera korrekt. Med ett inköpssystem för konsulter, ett Vendor Management System, återfår du kontrollen över processen och kan hantera arbetet digitalt genom hela kedjan.
Bakgrunden till Vendor Management System (VMS)
VMS-system började etableras under 1990-talet, när behovet av att ha en tydlig strategi och kontroll för att kunna köpa in konsulter började öka. Ett VMS digitaliserar och automatiserar hela konsultinköpsprocessen, vilket gör det mycket lättare att arbeta med konsulthantering i företaget. Trots detta är vendor management systems fortfarande främmande för många – där stora organisationer varken vet vad ett VMS är eller vilken nytta det ger. Men utan en strategi kring konsultinköp blir det onödigt krångligt, dyrt och tidsödande att hantera dessa processer, vilket allt fler lär sig den hårda vägen.
För organisationer som löpande hanterar ett större antal konsulter är ett VMS ett ovärderligt verktyg. Börjar man komma upp kring 50-100 konsulter om året blir det snart svårt att hantera processen manuellt på ett säkert och effektivt sätt. Med ett VMS får du inköpsprocessen samlad på ett enda ställe, och kan sköta allting helt centraliserat med hjälp av verktyget.
Hur använder man ett VMS?
Ett VMS innehåller framför allt tre huvudsakliga moduler med grundläggande funktioner för att hantera förfrågningar, kontrakt och tidrapporter. Inom dessa funktioner finns det en mängd olika möjligheter att sätta upp och hantera konsultinköp utifrån organisationens egna processer.
Ett VMS-system ägs vanligen av inköpsavdelningen, men används framför allt av de olika beställande cheferna i organisationen när de har behov av en konsult – och budget att hyra in en. Även HR-, IT- och ekonomiansvariga kan vara involverade i systemet vid olika tillfällen, för att exempelvis godkänna budgetar eller sätta upp en onboarding för den nya konsulten. VMS-systemet hanterar hela kedjan av konsulthanteringen, från att behovet uppstår tills att konsulten går av sitt uppdrag.
I ett VMS arbetar den beställande chefen med att skapa en förfrågan med hjälp av förifyllda mallar och befintliga kategorier som enkelt definierar behovet av uppdraget. När förfrågan är komplett skickas den iväg för godkännande och ut till ramavtalsleverantörerna via systemet. Resterande steg hanteras även dessa direkt i VMS:et – från kontrakt och on- och offboarding till tidrapportering.
5 fördelar med ett Vendor Management System
1. Det effektiviserar och snabbar upp processen kring konsultinköp – både innan, under och efter. I och med att det automatiserar stora delar av arbetet som tidigare utförts manuellt frigörs tid för personalen som istället kan fokusera på annat.
2. Det visar benchmark och förenklar konkurrensutsättning. Genom att du kan utvärdera och se skillnad mellan olika leverantörer direkt i samma system blir det lättare att jämföra konsulter och priser.
3. Det skapar transparens. När hela processen samordnas i ett system är det enkelt att se vem som gör vad, samt följa upp olika uppgifter och åtgärder.
4. Det centraliserar konsultinköpen. Med samma tillvägagångssätt för konsultinköp över hela organisationen skapar ni en enhetlig rutin för alla beställande chefer och övriga medarbetare som arbetar i systemet.
5. Det ökar säkerheten. Ett VMS följer tydligt uppsatta regler för GDPR och compliance – vilket skapar större IT-säkerhet, spårbarhet och trygghet.
Intresserad av att lära dig mer om hur VMS-system fungerar? I vårt inlägg 4 saker att tänka på när du letar efter ett VMS-system får du värdefulla tips som kan hjälpa dig fatta beslut kring att köpa in ett system.
